Основными причинами, которые побуждают руководителя заняться радикальными изменением существующей структуры компании, являются, во-первых, низкий уровень эффективности функционирования компании, во-вторых, сегодня уже не достаточно того, что было вчера: рынок диктует свои требования по внедрению новых товарных групп, применению новых технологий, требуется увеличить долю ...
Что является причиной для начала оптимизации структуры?
Основными причинами, которые побуждают руководителя заняться радикальными изменением существующей структуры компании, являются, во-первых, низкий уровень эффективности функционирования компании, во-вторых, сегодня уже не достаточно того, что было вчера: рынок диктует свои требования по внедрению новых товарных групп, применению новых технологий, требуется увеличить долю ...
присутствия на рынке, оптимизировать расходы, чего в рамках действующей структуры добиться невозможно. Еще одна причина начала оптимизации связана с предвидением и подготовкой серьезных изменений в деятельности компании. Наиболее эффективным в таком случае является способ предвидения, когда вначале готовится структура, а уже после этого происходят кардинальные изменения, таким образом, компания оказывается наиболее подготовленной к ним.
С чего начать оптимизацию структуры компании?
Мы можем что-то исключить из структуры, что-то добавить, но мы не можем выполнять те действия, которые способны привести к тому, чтобы организация прекратила свое существование. В частности, мы не имеем возможности уничтожить всю структуру - в таком случае компании попросту не будет. Стоит уточнить, что, говоря об оптимизации структуры компании, мы ведем речь не только об ином подходе к выделению каждой существующей или планируемой структурной единицы, но и о другом способе упорядочивания этих единиц в целое путем определения взаимодействия.
Начать же нужно с предварительной диагностики действующих структур организации - управленческой, функциональной, а также кадровой - это проводится для определения узких мест и выявления нарушений логики взаимосвязи в функционировании каждого элемента структуры.
При оптимизации структуры учитывается целый ряд факторов, в результате чего выполняемые обязанности перераспределяются от одного сотрудника к одному или нескольким, каждый из которых начинает отвечать за свой сектор, вновь появляющиеся обязанности попросту распределяются, строится четкая взаимосвязь процессов, определяется порядок согласования и принятия решений во всех областях.
Как оптимизировать существующую структуру? На что обращать внимание?
Структура должна отвечать требованиям компании, так как ее задачами является ускорение сроков принятия решений, увеличение степени контроля и как следствие снижение количества ошибок в работе. Структуры управления в ряде компаний были построены еще в период, когда компания работала по принципу «семьи», а значит сейчас уже не могут отвечать определенным выше требованиям. Многие структуры остались заброшенными, и даже когда все изменилось, ими никто не занимался, они просто-напросто не находились под управлением.
Изменение структуры компании - это не разовое мероприятие, не единичное действие, мы имеем дело с постоянным изменением структуры компании в процессе роста последней. Первая переломная перестройка организационной структуры должна протекать стремительно и иметь конкретные глобальные изменения.
В нашей компании структура управления изменилась так: в момент неуправляемости, во время, когда было не понятно, кто кому подчиняется, в первую очередь были четко разделены зоны ответственности между руководителями. Отчеты между руководителями за работу вверенных секторов проводились на регулярных встречах. Затем исключили дублирование выполнения операций и осуществление двойного контроля со стороны генерального и коммерческого директоров, что имело место в «семейной» структуре.
Важно было создать принцип подчинения одного сотрудника одному руководителю. Строгая иерархия в настоящий момент, к примеру, не позволяет, в том числе и генеральному директору, давать задания сотрудникам отделов, напрямую вносить корректировки в их работу. Следующим шагом стало определение новых должностей, которые появились в результате перераспределения обязанностей.
В динамично развивающейся компании не реже чем раз в месяц появляются новые должности и новые сотрудники, производятся кадровые перестановки. Нужно ли также часто готовить новую версию структуры?
На получившейся схеме в стандартном исполнении «прямоугольник-линия» определите то, что есть в настоящий момент – пусть эти прямоугольники будут белыми. Серым или любым другим цветом выделяйте прямоугольники, отображающие перспективные отделы, должности и количественные показатели сотрудников.
Таким образом, вы отмечаете и показываете то, что будет, вы и ваши сотрудники должны видеть, к чему придет компания через определенный промежуток времени. Сотрудники в таком случае будут иметь представление о том, каким образом будет меняться оргструктура компании со временем, а определение перспективных должностей позволяет отделу персонала управлять карьерным ростом сотрудников, а им - видеть эти должности и претендовать на то, чтобы их занять.
Изменения в распечатках, разумеется, допускаются без ограничений, но при таком планировании, оценивая удобство и функциональность, в том числе, перепечатывать и переделывать схематическое изображение придется реже. Только серьезное изменение (предположим, изменилась структура подчинения, появился заместитель, изменено наименование должности и т.д.) будет требовать новой версии.
