У вас есть небольшая фирма или вы индивидуальный предприниматель. Наконец-то позади все тревоги стартового периода, бизнес движется, обороты растут, все безоблачно. И вот тут появляются первые признаки надвигающейся угрозы – штраф из налоговой за ошибки в отчетности. На складе вместо ста бочек красной краски по документам – сто двадцать зеленой. ...
Бухгалтер начинает рыдать – «Я ничего не успеваю!». Пришло время автоматизировать вашу бухгалтерию!

Хорошо работающая автоматизированная бухгалтерия включает в себя несколько составляющих: аппаратное обеспечение, программа автоматизации и обученный персонал.

Аппаратное обеспечение – компьютеры и сетевое оборудование – «железный» тыл бухгалтерии. Для начала следует определиться с количеством рабочих мест. Количество рабочих мест определяется количеством пользователей – людей, которые непосредственно и постоянно должны работать с программой. У каждого бухгалтера должен быть компьютер – при автоматизированной бухгалтерии это его основной рабочий инструмент. Если на одном компьютере могут работать двое, то вполне вероятно, что второго бухгалтера можно просто сократить.

Для системы до трех рабочих мест один из компьютеров будет одновременно выполнять функцию сервера информационных баз, его следует сделать помощнее. Дополнительные компьютеры могут быть попроще – обычные современные «середнячки». Если рабочих мест больше трех, то стоит задуматься о выделенном сервере – на нем никто не будет работать, он будет заниматься только обслуживанием информационных баз. Поверьте, это не расточительство, стоимость выделенного сервера быстро окупится за счет более быстрой работы других пользователей. Вы же не хотите, чтобы при формировании отчета на одном из компьютеров все остальные останавливались? Конкретную конфигурацию вам подскажут менеджеры при покупке. Учтите пару замечаний. Видеокарта подойдет самая простая из современных, которую только можно найти, не «введитесь» на «игровые» видеокарты. Обязательно приобретите источники бесперебойного питания! Не забывайте о гарантии!

Если компьютеров больше одного, то потребуется соединить их в сеть для совместной работы. Давать советы по конкретному оборудованию бессмысленно, проще обратиться в местную компьютерную фирму. Самостоятельно монтировать сеть также не рекомендуется – без навыков и инструментов сделать что-то стабильно работающее трудно. Доверьтесь профессионалам.

Кстати, как отличить профессионалов? Сетевой кабель должен быть проложен в кабельных каналах или, по крайней мере, закреплен держателями. Провисающий, а тем более валяющийся на полу кабель – брак. Кабель не должен сразу подходить к компьютеру, он подходит к розетке, надежно закрепленной на стене. Компьютер подключается к розетке специальным кабелем, рассчитанным на многочисленные изгибы. Отверстия в стенах аккуратно и быстро выполняются перфоратором, а не пробиваются полдня молотком. Коммутатор – иначе «хаб» – также должен быть хорошо закреплен, а не висеть на проводах. Обратите внимание на питание коммутатора – оно тоже должно идти от источника бесперебойного питания. Что толку, если компьютеры работают, а сеть выключилась?

Теперь прейдем к программному обеспечению Для предпринимателя или небольшой фирмы это почти всегда будет одна из типовых конфигураций «1С:Предприятие 7.7» – «1С:Бухгалтерия», «1С:Торговля и склад» или «1С:Зарплата и кадры», а то и сразу несколько. Существуют и специализированные конфигурации для различных видов учета и видов деятельности, которые, тем не менее, работают на той же платформе 1С:Предприятие 7.7. Разработка «индивидуальных» программ на FoxPro, Delphi и т.п., как это часто предлагается «умельцами» из числа студентов-программистов, оказывается в итоге в несколько раз дороже, а программа очень редко достигает нужного уровня. Кроме того, вы жестко привязываете себя только к этому «умельцу», так как исходный код он никому не дает.

Выбрать нужную программу из нескольких десятков, а то и сотен, которые содержатся в прайс-листе фирмы 1С – задача не из простых. Вариант с установкой пиратской программы 1С даже не рассматривайте. Сейчас это очень жестко карается, достаточно одного сигнала от «доброжелателя» – и вы нарветесь на уголовное дело. Доверьте выбор программы специалистам, четко и ясно изложите свои потребности – и вам подберут конфигурацию.

Обязательно требуйте продемонстрировать возможности программы «живьем», а не на словах, за это можно даже заплатить. Пусть ваш бухгалтер приедет в офис фирмы-франчайзи и задаст много «глупых», но действительно нужных вопросов – «А мы товар берем на реализацию, а расплачиваемся молоком, это как сделать?». Ответ должен быть демонстрацией конкретных действий, а не просто – «да это запросто»! Заодно оцените профессионализм сотрудников, если такие «глупые» вопросы вызывают раздражение – скорее всего, сотрудник сам плохо знает конфигурацию. Обратите внимание, каким языком он говорит. Опытные сотрудники либо изначально специалисты в области учета, либо приобретают такие знания в процессе работы. Поэтому они говорят не «откроем окошко и подставим циферки в табличку», а «оформим проводку – дебет пятидесятого счета, кредит семидесятого на сумму 100 рублей». В идеальном случае, у вас должно сложиться впечатление, что вы говорите с бухгалтером в этой области учета. Одновременно поинтересуйтесь этой фирмой на сайте 1С, там есть список всех легальных фирм-франчайзи и аттестованных специалистов.

После этого можно заключать договор на покупку. Какую бы вы программу не купили – она должна быть вам передана в виде коробки. Внутри находится сама программа на каком-либо носителе и масса литературы. Большинство программ защищаются электронным ключом защиты, это маленькое устройство, присоединяемое к компьютеру через порт LPT или USB. Обычно фирма бесплатно устанавливает купленную у них программу. Попросите показать, как запускать программу, где находится ключ защиты, где располагаются информационные базы. Некоторые программы работают без ключа, но об этом должно быть четко написано в инструкции, попросите показать это место.

Вот и настала очередь поговорить о персонале. Каких бы высот не достигал бухгалтер в своей области, работе с программой его нужно обучать. Люди, неспособные обучиться работать на компьютере встречаются редко, но все же встречаются. Так что с некоторыми сотрудниками, может быть, придется расстаться. Кстати, «универсальные» курсы с выдачей сертификатов, не так уж и эффективны. Более правильным будет обучение сотрудников «на рабочем месте», на ваших компьютерах, с вашей программой и на ваших данных, причем именно тем приемам работы, которые им требуются.

Сразу заключайте договор на внедрение «под ключ», критерием выполнения договора должна быть работающая в нормальном режиме бухгалтерия, а не программа. Серьезные фирмы всегда охотно на это идут, так как, в отличие от халтурщиков-однодневок могут это обеспечить. Сразу предупредите сотрудников, что некоторое время придется работать больше – продолжать вести учет вручную и параллельно на компьютере. Здесь уже ваша роль – найти пути стимулирования. Заставить – не лучший выход, инстинктивное сопротивление значительно затягивает обучение. В итоге вы заплатите больше. Особенно труден переход не с «бумажного» учета, а с другой устаревшей программы.

Если вы все это преодолеете, то не пожалеете. Автоматизированная бухгалтерия – ключ к эффективному управлению фирмой!